新聞稿是品牌主動提供給媒體記者的宣傳文件，目的是透過媒體的報導力量讓消息大量曝光。一篇好的新聞稿不只能「上新聞」，還能同時為品牌帶來SEO反向連結和話題討論度。但新聞稿和一般行銷文案的寫法完全不同，寫得太商業、太主觀，媒體記者看到直接跳過。掌握以下7個關鍵元素，就算是第一次寫新聞稿，也能產出一篇有機會被媒體採用的稿件。
新聞稿和一般文章有什麼不同
新聞稿的本質是「提供給媒體的素材」，不是直接面對消費者的行銷文案。媒體記者每天收到幾十甚至上百封新聞稿，能花在每一篇上的時間很短。如果前3行看不出新聞價值，這篇稿子就不會被讀完。
新聞稿和行銷文案最大的差異在於語氣。行銷文案可以很主觀、很有情緒、很推銷，但新聞稿必須用客觀的角度陳述事實。媒體需要的是「可以改寫成新聞報導的素材」，不是「幫品牌打廣告的文章」。搞清楚這個定位，寫出來的新聞稿品質會差很多。（延伸閱讀：新聞報導、新聞稿、廣編稿的差異）
新聞稿撰寫的7個關鍵元素
以下是撰寫新聞稿時必須注意的7個核心要素。不需要每篇都做到滿分，但至少要掌握前5點，新聞稿的品質就會有基本水準。
1. 文字簡單，邏輯通順
新聞稿不是學術論文，也不是文學創作。用字越簡單越好，句子越短越好。記者改稿的時候如果還要花時間理解原意，這篇稿子的採用機率就大幅下降。
避免使用產業內的專業術語，除非確定讀者都懂。新聞稿的讀者是一般社會大眾，不是業界人士。如果非得用到專業詞彙，旁邊加一句白話解釋。寫完之後自己從頭讀一遍，任何讀起來卡頓的地方都要改順。
2. 用倒金字塔結構
倒金字塔是新聞寫作的基本結構：最重要的資訊放在第一段，後面的段落依重要性遞減補充細節。這和寫故事（起承轉合）完全相反。
第一段就要回答「這篇新聞稿到底在講什麼」，讓記者在10秒內判斷有沒有新聞價值。常見的做法是第一段就把結論或最大亮點講出來，第二段補充背景和細節，第三段放數據或引用，最後放公司簡介和聯絡資訊。
3. 遵守5W1H原則
一篇完整的新聞稿必須涵蓋6個基本問題：
- What（什麼事）：發生了什麼、推出了什麼
- When（什麼時候）：事件的時間點
- Where（在哪裡）：活動地點、上市通路
- Who（誰）：主辦方、發言人、目標對象
- Why（為什麼）：這件事的背景原因和意義
- How（怎麼做）：消費者如何參與、購買、報名
5W1H不需要全部塞在第一段，但整篇新聞稿讀完後，這6個問題都應該有答案。缺少任何一項，記者在改寫時就得自己去查或猜，採用意願會降低。
4. 搭上時事趨勢
如果品牌的新聞稿能和當前的熱門話題或社會趨勢掛鉤，被媒體採用的機率會高很多。記者也在追時事，一篇和熱門議題相關的新聞稿，比一篇普通的產品發布稿更容易被注意到。
但有個前提：品牌和話題之間要有合理的連結。硬蹭和品牌無關的時事，不只媒體不會採用，還可能讓品牌形象扣分。好的做法是找到產品或服務和時事的交集點，用時事當切入角度，自然帶出品牌的立場或解決方案。
5. 善用具體數字
數字比形容詞有說服力。「營收大幅成長」不如「營收較去年同期成長35%」；「非常受歡迎的活動」不如「3天內吸引超過5,000人報名」。
新聞稿中的數字能讓內容更具體、更有新聞感。記者在寫報導時也偏好有數據支撐的素材，因為數字讓報導看起來更專業。如果品牌有銷售數字、用戶成長率、市場調查結果，都可以適度放進新聞稿裡。
6. 引用權威或第三方說法
新聞稿如果只有品牌自己在講話，說服力有限。加入第三方的聲音可以大幅提升可信度。
常見的做法包括：引用公司高層或創辦人的談話（加上姓名和職稱）、引用產業專家或學者的評論、引用市場研究機構的數據報告。這些引用讓新聞稿從「品牌的自吹自擂」變成「有第三方背書的事實陳述」，記者改寫時也更容易使用。
7. 附上公司簡介和聯絡資訊
這是最基本但最常被忽略的一點。新聞稿的結尾一定要附上發稿單位的簡介（2~3句話說明公司是做什麼的）、聯絡人姓名和職稱、聯絡電話和電子郵件。
媒體收到新聞稿後如果有疑問或想做進一步採訪，第一件事就是找聯絡人。如果新聞稿上找不到聯絡方式，記者不會花時間去查，直接跳過看下一篇。這是最不應該犯的低級錯誤。
新聞稿的基本格式
一篇標準的新聞稿大約在500~1000字之間，太短資訊不足，太長記者沒耐心看完。基本格式如下：
- 標題（一行講完核心訊息，20字以內最好）
- 副標題（可選，補充說明標題沒講到的重點）
- 第一段（最重要的訊息，回答What/Who/When）
- 第二段（細節補充、背景說明）
- 第三段（數據、引用、第三方說法）
- 第四段（品牌展望或行動呼籲）
- 公司簡介（Boilerplate，2~3句固定文字）
- 聯絡資訊（聯絡人、電話、Email）
常見問題
新聞稿發出去就一定會被報導嗎？
不一定。新聞稿是「免費投稿」性質，媒體有完全的自主權決定要不要採用。一般來說，有明確新聞價值（重大事件、具體數字、時效性）的稿件被採用機率較高。如果品牌需要保證曝光，可以考慮付費的廣編稿方式。（延伸閱讀：廣編稿和新聞稿的差異）
新聞稿可以同時發給多家媒體嗎？
可以，而且這是常見做法。新聞稿的特性就是「一對多」，同一篇稿件可以同時寄給十幾家甚至幾十家媒體。如果稿件有新聞價值，多家媒體同時報導的聲量效果會非常好。
新聞稿的標題怎麼寫才吸引記者？
標題要簡短、具體、有新聞感。「某公司推出創新產品」太模糊，「某公司發表全球首款XX技術，售價只要同業一半」就有新聞點。標題裡如果能放進具體數字或明確的差異化賣點，記者掃一眼就知道有沒有報導價值。
沒有大新聞也可以發新聞稿嗎？
可以，但要找到角度。不一定要等到融資、上市這種大事件才能發新聞稿。產品改版、合作案簽約、參加展覽、發布市場調查結果、響應社會議題，這些都可以是新聞稿的主題。關鍵是找到讓媒體覺得「值得報導」的角度，而不是只講品牌自己的事。（延伸閱讀：內容行銷是什麼）
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